Как транспортные компании в России переходят на электронный документооборот?

Напомним: уже буквально через год, с 1-го сентября 2026-го года, часть перевозочных документов в России переведут в обязательный электронный формат. Причем речь идет о документах, необходимых для перевозки грузов различными видами транспорта — как автомобильным, так и железнодорожным и авиационным. Кроме того, полностью обязательными для оформления в электронном виде станут все виды экспедиторских документов. Таким образом, транспортные компании, по идее, уже сейчас должны пробовать новый формат с тем, чтобы с 1-го сентября следующего года точно быть готовыми к работе в новых условиях. В компании «Авто-ПЭК» нам рассказали, какие уже документы там оцифровали, сколько времени для этого понадобилось и какие преимущества дает использование электронного документооборота.

Напомним: с 1-го сентября 2022-го года в России запустили Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), через которую как раз таки и должны осуществляться оформление и подача электронных перевозочных документов.

Вернее, оформление перевозочных документов в электронном виде выполняется через платформы, предоставляемые операторами электронного документооборота (на данный момент соответствующий допуск имеют 11 компаний, их перечень можно найти здесь), а операторы, в свою очередь, направляют всю необходимую информацию в ГИС ЭПД.

Изначально предполагалось, что ГИС ЭПД будет обслуживать электронный документооборот на автомобильном транспорте, однако сейчас на нее планируют перевести и другие виды транспорта. По крайней мере, до тех пор, пока в полноценную эксплуатацию не запустят Национальную цифровую транспортно-логистическую платформу (НЦТЛП) «ГосЛог», которая в принципе объединит в себе все сегменты логистики.

Тогда, как можно ожидать, ГИС ЭПД станет частью «ГосЛога».

На данный момент через ГИС ЭПД в электронном формате можно оформлять шесть видов документов, применяемых при перевозках автомобильным транспортом: транспортную накладную, путевой лист, сопроводительную ведомость, договор фрахтования, заявку и заказ-наряд. Но это пока является добровольной инициативой транспортных компаний, грузовладельцев и грузополучателей.

А вот с 1-го сентября 2026-го года, в соответствии с принятым в июне этого года законом, электронный формат станет обязательным для всех видов экспедиторских документов, а также частично для перевозок автомобильным, железнодорожным и авиационным транспортом.

Так, на автомобильном транспорте обязательными к электронному оформлению станут транспортная накладная и заявка, на железнодорожном — транспортная железнодорожная накладная, на авиационном — грузовая накладная.

Оцифровывают не только транспортные накладные

Как рассказали в «Авто-ПЭК», в компании уже пошли дальше требований, которые вскоре станут обязательными, и в сейчас в цифровой формат переводят путевые листы.

Этот пилотный проект в компании развивают с сентября прошлого года. Операции выполняются через систему «Контур». «Вся информация поступает в нашу систему для обработки, а затем оператор «Контур» отправляет ее в ГИС ЭПД, которая генерирует QR-коды для водителей», — поясняет генеральный директор «Авто-ПЭК» Дмитрий Иевлев.

«Сервис «Контура» позволяет автоматизировать ключевые процессы работы с ЭПЛ: оформление документов при разных сценариях перевозок, учет медосмотров, обмен данными с ГИС «Электронные перевозочные документы» (ЭПД) и соблюдение актуальных требований законодательства», — добавляет эксперт сервиса «Логистика» от «Контура» Алексей Серов.

В результате, благодаря внедрению электронного формата время проверки данных о перевозке, медицинских и технических осмотрах, а также оформления документов сократилось более чем на треть, до 15-60 минут.

Одновременно на 35% снизились трудозатраты логистов на подготовку документации и проверку данных, поскольку платформа электронного документооборота полностью интегрирована с внутренними базами 1С и системами медицинского  и технического осмотров.

«Внедрение сервиса в «Авто-ПЭК» заняло всего месяц, потому что большинство возможностей уже встроены в стандартное решение нашего модуля: до этого у нас уже был успешный кейс сотрудничества с компанией по проекту электронных транспортных накладных (ЭТРН)», — уточнил Алексей Серов.

В дальнейшем «Авто-ПЭК» планирует масштабировать пилотный проект по оформлению электронных путевых листов на весь Московский регион. Таким образом компания рассчитывает увеличить скорость доставки грузов в среднем до 10%, в том числе за счет исключения простоев в очередях за документами.

Преимущества и недочеты

Как отмечают в пресс-службе Министерства транспорта РФ, внедрение электронного формата позволяет также сократить расходы транспортных компаний. «Если бумажный документ стоит до 700 рублей, то его электронный аналог — всего около 15 рублей», — говорят в ведомстве.

«Кроме того, сокращаются сроки оформления и перевозки грузов за счет уменьшения простоев и ускоренного получения разрешений. Внутренние перевозки, которые раньше занимали около 7 дней, сокращаются примерно до 3 дней. А оплата международных перевозок ускорится с 28 до 3 дней благодаря электронной обработке документов и внедрению цифрового рубля», — описывает преимущества дальнейшей цифровизации отрасли министр транспорта Андрей Никитин.

Вместе с тем, как отмечают в «Авто-ПЭК», в работе системы все еще остаются серьезные недочеты. Так, например, периодически возникают сбои в ГИС ЭПД. Плюс к этому, и нестабильный мобильный интернет во многих регионах пока не позволяет полностью отказаться от бумажных носителей.