Какие риски несет в себе переход на обязательный электронный документооборот в грузовых перевозках?

Следующий год обещает стать переломным для логистической отрасли России. Во-первых, уже в феврале станет обязательным применение электронных навигационных пломб при перевозках определенных грузов на всей территории Евразийского экономического союза (ЕАЭС). Во-вторых, с 1-го марта вводится реестр экспедиторов, в котором должны будут зарегистрироваться все компании и ИП, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги. Но главное — с 1-го сентября произойдет обязательный переход на электронный документооборот. Причем электронный формат предусматривается для широкого перечня перевозочных документов, используемых на различных видах транспорта. Мы спросили у представителей логистической отрасли, как они оценивают предстоящую цифровую трансформацию и, в частности, какие риски видят во внедрении обязательных электронных документов...

Напомним: в июне этого года в России был принят закон, в соответствии с которым с 1-го сентября 2026-го года сразу несколько видов перевозочных документов, а также все виды экспедиторских документов переводятся в обязательный электронный формат.

Так, в частности, при перевозках грузов железнодорожным транспортом обязательной к оформлению в электронном виде станет транспортная железнодорожная накладная, авиационным — грузовая накладная, автомобильным — транспортная накладная и заявка.

Таким образом, только морской и речной транспорт пока будут избавлены от цифровой трансформации.

Ведение электронного документооборота будет осуществляться через запущенную еще в сентябре 2022-го года Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

А это значит, что каждый участник грузоперевозки должен будет заключить соглашение с оператором электронного документооборота и приобрести его программное обеспечение для оформления электронных документов в нужном формате.

Что даст отрасли переход на электронный документооборот?

В целом, все опрошенные нами представители логистической отрасли сходятся в том, что главным преимуществом электронного документооборота станет «обеление» рынка грузовых перевозок, что позволит оздоровить конкуренцию и, наконец-то, урегулировать тарифную политику, особенно в автомобильных перевозках.

«Цифровизация в транспортной отрасли прежде всего уравнивает условия для участников рынка и способствует «обелению» перевозок. Это делает конкурентную среду более прозрачной и предсказуемой», — отмечает директор по развитию YM Trans Group Иван Грошев.

Кроме того, переход на электронный формат повысит прозрачность, скорость и надежность обмена документами и снизит риск ошибок, считает руководитель отдела логистики АО «Юнитрейд» Кирилл Лахин.

«Полагаясь на наш опыт, могу сказать, что электронный документооборот оптимизирует время и количество ошибок в коммуникации с агентами и клиентами», — рассказывает он.

Одновременно благодаря цифровизации сократятся расходы компаний на ведение документооборота и ускорится оплата оказанных услуг, добавляет генеральный директор транспортной компании Delko Санджар Ашуралиев.

«Внедрение в 2026-м году реестра экспедиторов и ГИС ЭПД в принципе является ключевым элементом цифровой трансформации отрасли. Эта система призвана унифицировать и сделать полностью прозрачным обмен данными между всеми участниками процесса перевозки грузов», — подчеркивает директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России Эдуард Миронов.

Он тоже отмечает, что переход на электронный формат сократит время на получение, обработку, пересылку и подписание документов (что ускорит получение платы за перевозку) и позволит компаниям сэкономить за счет минимизации расходов на печать, хранение и доставку документов.

Система обеспечит полный и оперативный доступ контролирующих органов (ФНС и Ространснадзор) к данным о перевозках, способствуя «обелению» рынка, и упростит взаимодействие между различными компаниями и видами транспорта, подытоживает Эдуард Миронов.

Правда, он, как и другие опрошенные нами представители отрасли, видит и определенные риски во внедрении электронного документооборота.

Чем опасен переход на электронный документооборот?

Во-первых, для небольших перевозчиков стоимость подключения к операторам электронного документооборота, покупки необходимого программного обеспечения, корректировки внутренних процессов и обучения персонала может оказаться довольно существенной, перечисляет директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России.

Во-вторых, ошибки при оформлении электронных документов или технические сбои в системе (например, отключение мобильного интернета на месте загрузки/выгрузки) могут приводить к простоям транспорта и значительным штрафам для перевозчиков.

«Участники рынка в принципе становятся зависимыми от стабильности работы и тарифов коммерческих операторов, обеспечивающих взаимодействие как с государственной системой, так и между собой», — подчеркивает Эдуард Миронов.

При этом на начальных этапах могут возникнуть сложности с бесшовным обменом данными между различными операторами электронного документооборота, а с ростом объемов передаваемых данных возрастают и риски кибератак, добавляет он.

Поэтому крайне важно, особенно на первом этапе внедрения обязательного электронного документооборота, обеспечить через профильные сообщества взаимодействие органов законодательной и исполнительной власти с представителями бизнеса всех уровней, считает представитель FM Logistic в России.

В свою очередь, Санджар Ашуралиев замечает, что на данный момент нет четкой и понятной схемы работы и оформления электронных документов при выполнении перевозок с участием экспедиторской компании, хотя это значительная доля всех осуществляемых перевозок.

Кроме того, из-за того что нет единого поставщика услуг по отправке/получению/подписанию электронных перевозочных документов, для приема и сдачи груза необходимо использовать разное программное обеспечение, в том числе самим водителям, указывает он.

«В нынешних реалиях нет и уверенности в стабильной работе мобильного интернета. Сбои могут привести к существенным задержкам транспортных средств из-за невозможности документально принять или сдать груз», — продолжает генеральный директор транспортной компании Delko.

Как следствие, он тоже считает, что самое главное сейчас — это подготовить полноценный действующий механизм и дать всем участникам рынка понятный алгоритм перехода на новые сервисы.

А какие преимущества обеспечит цифровизация отрасли в целом?

Одним из стратегических преимуществ станет повышение операционной эффективности, которое так необходимо в период низких ставок, считает Эдуард Миронов. «Автоматизация процессов — от проверки транспортных партнеров и планирования маршрутов до оформления документов — позволяет сократить издержки, минимизировать человеческий фактор и ускорить доставку грузов», — поясняет он.

В свою очередь, цифровые платформы обеспечивают более эффективную загрузку транспорта, снижая долю порожних пробегов и повышая рентабельность каждого рейса, а технологии отслеживания в реальном времени (GPS/ГЛОНАСС) и электронный документооборот делают цепочку поставок видимой для всех участников, повышая уровень доверия и безопасности, добавляет директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России.

«В конечном счете цифровизация ведет к созданию более конкурентоспособного и устойчивого бизнеса, способного гибко реагировать на изменения рыночной конъюнктуры», — заключает Эдуард Миронов.