Итоги первого месяца обязательного перехода на ЭДО: рынок работает в гибридном электронно-бумажном формате

Как того и следовало ожидать, переход, хоть и обязательный, на электронные перевозочные документы (ЭПД) с 1-го сентября не стал массовым. И хотя в Министерстве транспорта гордо отрапортовали, что только за один месяц в системе было оформлено 70% от всего объема ЭПД, оформленных за четыре предыдущих года, это все равно составляет лишь долю от того, что должно быть на самом деле. Многие участники грузоперевозок, несмотря на усилия, так и не успели полностью подключиться к процессу, а некоторые сознательно поставили его на паузу, воспринимая полугодовую отсрочку по штрафам как переходный период. Впрочем, рынок теперь действительно работает в новом для себя формате — гибридном электронно-бумажном. Первый месяц, кроме того, выявил и другие проблемы с переходом на ЭДО. Мы узнали у логистических компаний, с какими сложностями они сейчас сталкиваются и как пытаются их преодолеть.

Работа в двух форматах

Александр Шилинчук, заместитель генерального директора «ТРАСКО» по автомобильным перевозкам:

— Сегодня у нас только около 50-60% перевозок доходит до оформления ЭТрН из-за неготовности одной из сторон процесса работать по новым правилам. Из-за этого грузоотправители вынуждены параллельно оформлять ЭТрН на бумаге, поскольку сбои в первые недели и даже месяцы после запуска вполне ожидаемы.

Кроме того, остаются участники рынка, которые продолжают игнорировать нововведения, работают с бумажными документами и не были к сентябрю готовы к переходу на электронный документооборот. Среди наших партнеров таких, конечно, меньшинство, но они есть. Это также создает дополнительные сложности для экспедитора и грузоперевозчика.

Что мы делаем? Убеждаем наших клиентов в неизбежности и необходимости использования ЭДО, так как законодательно переходный период предусмотрен только в части контроля документов на дороге.

Мы вносим оговорки в договоры, используем соглашения о недействительности ЭТрН при ее замене на бумажную накладную и бумажные уведомления о получении груза получателем по номеру электронной накладной.

Александр Галкин, коммерческий директор компании «ЛогЛаб»:

— Готовность участников рынка к ЭДО сейчас действительно очень разная.

Среди тех, кто еще не реализовал переход, одни заняли выжидательную позицию. До 1-го марта 2027-го года действует переходный период: штрафов нет — на дорогах выдают устные предупреждения. Поэтому многие считают, что с переходом можно подождать.

Вторые не могут в полной мере перейти к оформлению электронных документов из-за неготовности контрагентов. Большинство участников рынка называют главным барьером именно отсутствие готовности второй стороны.

Третьи испытывают технические сложности. Для микробизнеса разобраться с ЭПД, МЧД и работой через оператора — это реальная трудность.

Мы действуем следующим образом: с партнерами переходим на электронный документооборот в обязательном порядке — бумажные документы не принимаем. С теми, кто пока не готов, сохраняем бумажный канал, но устанавливаем внутренний дедлайн для перехода.

В целом же, дублирование электронного и бумажного документооборота — это довольно распространенная сейчас проблема. Примерно половина респондентов ведет параллельно два контура документооборота — электронный и бумажный.

Наш подход — не дублировать документы без необходимости. Если партнер подключен к системе и может подписать документ, работаем только в электронном формате. Если такой возможности нет, оформляем бумагу, фиксируем этот случай и при следующем взаимодействии настойчиво предлагаем подключиться.

При этом отрасли все равно необходимо учитывать разрыв в готовности малых перевозчиков. Самозанятые и физические лица не могут быстро перейти на электронные документы. Но, если давить на них слишком жестко, они могут уйти с рынка, а это ударит по коротким плечам и сборным грузам.

Эдуард Миронов, директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России:

— Готовность российского рынка автоперевозок к работе с электронными перевозочными документами по итогам первого месяца можно оценить как среднюю и неравномерную.

Крупные системные логистические операторы и сетевые грузовладельцы заблаговременно приступили к модернизации программного обеспечения, поэтому могут оформлять в электронном виде базовые сценарии перевозок. Однако более сложные сценарии с участием двух и более экспедиторов в цепочке доставки пока вызывают проблемы у большинства компаний.

В исследовании ATI.SU говорится о том, что квалифицированную электронную подпись имеют только 16% перевозчиков.

По нашей оценке, эта цифра существенно занижена, однако реальный показатель все равно далек от 100%. Многие небольшие транспортные компании, особенно индивидуальные предприниматели в регионах, еще находятся в процессе получения подписей.

Кроме того, на рынке наблюдается снижение активности перехода транспортных компаний на ЭДО после 1-го сентября. Это связано с тем, что период неприменения административных штрафов до 1-го марта 2027-го года некоторые участники рынка восприняли как возможность отложить перенастройку процессов еще на полгода — до окончательного прояснения правил и появления отработанных практик.

В результате, ряд предприятий предпочитает экономить финансовые и организационные ресурсы, используя привычные бумажные документы вместо электронных.

Следствием всего этого стало то, что в настоящее время рынок работает в гибридном электронно-бумажном формате: наряду с электронными документами участники перевозок оформляют бумажные дубликаты. Полного перехода всей цепи поставок на цифровой документооборот пока не произошло.

Причем наблюдается дублирование электронного и бумажного документооборота на один и тот же рейс.

Причиной этого также является проблема с роумингом черновиков экспедиторских и перевозочных документов между основными операторами ЭДО, которая до сих пор не решена в полном объеме. Это затрудняет корректное оформление первого титула электронной транспортной накладной (ЭТрН) и вынуждает многие компании использовать бумажные документы в качестве подтверждения факта перевозки.

Отдельный вопрос связан с небольшими региональными компаниями: многим из них установка профильного приложения на смартфоны водителей все еще кажется излишней. При этом сами операторы продолжают дорабатывать свои системы для полного соответствия нормативным требованиям как в программных интерфейсах взаимодействия (API), так и в пользовательских сервисах (интернет-версии).

Ручное заполнение электронных документов

Александр Галкин, коммерческий директор компании «ЛогЛаб»:

— Ручное заполнение электронных документов с нуля не становится быстрее бумажного оформления. Ускорение дает повторное использование данных: в TMS уже есть информация о маршрутах, грузах и контрагентах.

При формировании ЭТрН большая часть полей подставляется автоматически, а диспетчер и водитель только подтверждают данные.

Дополнительно процесс ускоряет автоматическое подписание через интеграцию с WMS и TMS. В сумме это дает ускорение более чем на 50% по сравнению с ручным оформлением.

Александр Шилинчук, заместитель генерального директора «ТРАСКО» по автомобильным перевозкам:

— В среднем, на ручное заполнение электронных документов при наличии всех данных уходит 10-15 минут. Проще всего работать с черновиками, которые формирует фактический владелец груза.

Мы также интегрировали модуль оператора в нашу TMS и развиваем его силами своей IT-службы. Это позволяет сопоставлять ЭПД и ЭЭД с информацией по заказам в нашей системе, создавать электронные документы на основании полученной ранее информации.

Эдуард Миронов, директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России:

— Ускорить оформление электронных документов помогает автоматическое заполнение ЭПД и ЭЭД из заявки клиента и данных от перевозчика.

Точно так же создание черновиков и их отправка ответственной за подписание первого титула ЭТрН компании позволяет избежать множества проблем. Но вот отсутствие полноценного роуминга черновиков перевозочных и экспедиторских документов сильно затрудняет данный процесс.

Неотлаженный роуминг черновиков

Александр Шилинчук, заместитель генерального директора «ТРАСКО» по автомобильным перевозкам:

— Обмен черновиками документов между операторами — это одна из заметных проблем сегодня.

Черновик представляет собой частично или полностью заполненный документ, который еще не подписан КЭП. С его помощью один участник перевозки, например грузополучатель, перевозчик или грузоотправитель, может заранее передать другому подготовленные данные: номер автомобиля, сведения о водителе, маршрут, описание груза и грузовых мест.

Получатель документа дополняет информацию при необходимости и подписывает документ, после чего он приобретает юридическую силу.

При этом такой обмен между операторами пока поддерживается не во всех случаях, особенно в части электронных экспедиторских документов. Это создает сложности, в том числе для экспедиторов, которые после принятия груза во владение и оформления ЭЭР могут выступать грузоотправителями. В результате, часть данных приходится передавать вне системы, а затем вводить вручную, что повышает риск ошибок.

Путаница с идентификаторами

Александр Шилинчук, заместитель генерального директора «ТРАСКО» по автомобильным перевозкам:

— К сожалению, это довольно распространенная история, когда электронный документ «улетает» не туда из-за того, что отправлен не по тому идентификатору. При такой ошибке приходиться выпускать новую электронную транспортную накладную.

Эдуард Миронов, директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России:

— Идентификатор оператора ЭДО — это обязательный признак, который мы получаем напрямую от оператора ЭДО. Это позволяет решить проблему с некорректным написанием идентификатора и человеческим фактором.

Если у компании несколько операторов ЭДО (например, для бухгалтерии или для определенного обособленного подразделения или по иным причинам), все идентификаторы указываются компанией при входе на портал грузоперевозок. Компания сама может выбрать из предложенных тот, который будет использоваться для транспортного документооборота.

Вопрос с ночной разгрузкой/погрузкой

Александр Галкин, коммерческий директор компании «ЛогЛаб»:

— Это один из самых практичных вопросов. Мы используем МЧД на заведующего складом или руководителя смены, чтобы у них было право подписывать транспортные накладные от имени компании в нерабочее время.

Кроме того, ИС ЭПД интегрирована с нашими WMS и TMS. Подпись ставится автоматически в момент фиксации отгрузки или приемки. Ночью не нужно искать сотрудника с правом подписи: система работает по регламенту.

Эффективность такого подхода подтверждается практикой: если все три стороны готовы к электронному взаимодействию, скорость обработки ЭТрН вдвое выше, чем при работе с бумажными документами.

Александр Шилинчук, заместитель генерального директора «ТРАСКО» по автомобильным перевозкам:

— При ночной загрузке и разгрузке документы подписываются удаленно сотрудниками, у которых есть КЭП. Таких сотрудников в нашей компании более 100.

Эдуард Миронов, директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России:

— Как грузоотправитель, FM Logistic в России разработал внутреннюю настройку по подписанию, которая позволяет в автоматическом режиме выпускать ЭТрН, подписывать первый титул, а также другие экспедиторские и перевозочные документы.

Когда мы выступает как транспортная компания, подписание второго титула КЭП происходит также в автоматическом режиме (при условии подписания второго титула ЭТрН со стороны водителя без разногласий), но уже по стандартной настройке нашего оператора ЭДО.

Однако, если у водителя есть комментарии при подписании, автоматическое подписание КЭП не срабатывает и требуется участие дежурного специалиста.

Сбои в системе и недоступность технической поддержки

Александр Шилинчук, заместитель генерального директора «ТРАСКО» по автомобильным перевозкам:

— Все участники рынка фиксируют сложности, связанные с работой службы технической поддержки операторов: она не справляется с наплывом обращений. В начале сентября было практически невозможно получить ответы оперативно, хотя бы в день обращения.

В итоге, пришли к оформлению на год платной поддержки оператора для ключевых пользователей компании.

Александр Галкин, коммерческий директор компании «ЛогЛаб»:

— Сбои периодически случаются. Технически платформа пока еще не до конца готова: при заполнении документов можно заметить несовершенство системы на этапе их создания или обработки.

Сейчас оформление документов занимает больше времени, чем будет занимать после доработки процесса заполнения.

Эдуард Миронов, директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России:

— За сентябрь были проблемы и с ГИС ЭПД, и с настройками операторов ЭДО, с наличием необходимых полей в веб-версиях операторов ЭДО.

Часть из проблем оператор ЭДО быстро решал, особенно при наличии проблемы с ГИС ЭПД. Однако некоторые проблемы, некритичные — по мнению технической службы, приходилось подсвечивать руководителям продуктов в операторах ЭДО напрямую.

Итого: достигает ли сейчас ЭДО своих целей и когда начнет их достигать?

Эдуард Миронов, директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России:

— Вообще, ЭТрН обладает значительным потенциалом для повышения эффективности перевозок. Ее внедрение позволяет отказаться от бумажных архивов, сократить расходы на курьерскую доставку и, главное, ускорить оборот дебиторской задолженности.

Если грузополучатель подписывает четвертый титул ЭТрН в электронном виде, перевозчик может быстрее получить оплату и не беспокоиться о корректности оформления документов.

При этом ЭТрН — лишь один из элементов документооборота в цепи поставок. Существенная экономия станет возможна, когда товарные накладные и другие товаросопроводительные документы также массово перейдут в обязательный цифровой формат.

Пока участникам рынка приходится пересылать документы, не входящие в перечень ЭПД и ЭЭД, поэтому экономический эффект от внедрения ЭТрН остается ограниченным.

С 1-го марта 2027-го года период устных предупреждений закончится, а система контроля будет дополнена полноценным реестром перевозчиков. Компании, которые не перестроят внутренний документооборот к этому сроку, столкнутся с двумя основными рисками.

Первый — финансовый: административные штрафы и задержки транспортных средств на трассах для выяснения обстоятельств.

Второй, наиболее серьезный, — коммерческий. Крупные грузовладельцы, экспедиторы и торговые сети могут прекратить сотрудничество с неподготовленными перевозчиками, чтобы не подвергать риску собственную отчетность перед контролирующими органами.

Компании, отложившие переход до весны 2027-го года, рискуют столкнуться с технической перегрузкой, авральной перестройкой процессов и потерей заказов.