Ну что, нормативно-правовая часть к переходу на обязательный ЭДО готова: ФНС утвердила электронные форматы для всех видов перевозочных документов

Федеральная налоговая служба России (ФНС) утвердила электронные форматы для всех перевозочных документов, которые с 1-го сентября 2026-го года переводятся в обязательный электронный вид. Соответствующие приказы ведомства опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации. Стандарт электронного формата принят для железнодорожной транспортной накладной, для грузовой накладной для авиационных перевозок и для всех видов экспедиторских документов. А поскольку электронная транспортная накладная и электронная заявка для автомобильных перевозок грузов были утверждены еще несколько лет назад, бизнес уже может переходить к тестированию электронного документооборота перед тем, как он станет обязательным.

Напомним: с 1-го сентября 2026-го года в России в обязательный электронный формат переводят сразу несколько видов перевозочных документов — железнодорожную транспортную накладную, грузовую накладную (авиационный транспорт), транспорную накладную и заявку (автомобильный транспорт), а также все виды экспедиторских документов (поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки).

До недавнего времени, правда, электронный формат действовал только для транспортной накладной и заявки, используемых при автомобильных перевозках грузов, что вызывало опасения у бизнеса, поскольку существовал риск того, что электронный документооборот при железнодорожных, авиационных перевозках грузов и при оказании транспортно-экспедиционных услуг не удастся протестировать в срок.

Теперь же с окончательным утверждением электронных форматов для всех видов документов бизнес может переходить к тестированию, на что у него, по сути, будет три месяца.

Электронная транспортная железнодорожная накладная

Электронная транспортная железнодорожная накладная включает в себя пять обязательных файлов обмена:

• файл обмена информации грузоотправителя (сведения об участниках перевозочного процесса, наименования железнодорожных станций отправления и назначения, категория скорости перевозки груза, сведения о перевозимом грузе (масса, количество грузовых мест, объявленная ценность) и используемом подвижном составе и пр.);

• файл обмена информации перевозчика о сведениях, содержащихся в квитанции о приеме груза (дополнительные сведения перевозчика в отношении вверяемого груза, фактические обстоятельства приема груза к перевозке, тарифные отметки, размер предоплаты за перевозку и иные оговорки);

• файл обмена информации перевозчика об уведомлении грузополучателя о прибытии груза (сведения о железнодорожной станции, дате и времени прибытия груза);

• файл обмена информации грузополучателя о сведениях, содержащихся в дорожной ведомости (сведения о получении электронной транспортной железнодорожной накладной от перевозчика);

• файл обмена информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя в результате выполнения перевозки груза (сведения о выполнении перевозки груза или порожнего подвижного состава, стоимость перевозки, порядок определения размера платы за перевозку и т.п.).

Кроме того, предусматривается еще четыре опциональных файла, которые формируются при необходимости переадресовки, внесения перевозчиком сведений о составлении акта, перегрузки груза в пути следования или замены подвижного состава, а также в случае отцепки вагонов на маршруте.

Полностью описания всех этих файлов можно найти в приказе по ссылке.

Электронная грузовая накладная

В электронной грузовой накладной обязательными для формирования являются четыре файла обмена: файл перевозчика о приеме груза, файл грузоотправителя, файл грузополучателя и файл перевозчика о выдаче груза.

В файле перевозчика о приеме груза указываются сведения об участниках воздушной перевозки груза, о наименовании аэропортов отправления, назначения и транзита, о номере рейса и дате отправления, о перевозимом грузе, об оплате воздушной перевозки и пр. Эти сведения дополняются файлом обмена грузоотправителя.

В свою очередь, файл обмена грузополучателя содержит сведения о приеме груза от перевозчика, дате, времени, месте выдачи груза, о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах его приема, а завершает цепочку файл обмена перевозчика о выдаче груза.

В случае изменения сведений о грузополучателе или изменении стоимости перевозки оформляются дополнительные файлы обмена.

Приказ об утверждении электронной грузовой накладной опубликован здесь.

Электронные экспедиторские документы

В случае оказания транспортно-экспедиционных услуг в обязательный электронный формат переводятся сразу все три вида документов: поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.

При этом экспедиторская и складская расписки имеют только один обязательный файл обмена, который оформляется непосредственно самим экспедитором. Каждая из расписок содержит сведения о клиенте и о принимаемом от него грузе. Каких-то других файлов, в том числе опциональных, для этих двух документов не предусматривается.

А вот поручение экспедитору может включать три файла: два обязательных (файл клиента о передаваемом грузе и условиях его перевозки и подтверждающий файл о приеме груза от экспедитора) и опциональный файл, свидетельствующий о том, что клиент отзывает свой заказ.

Электронные форматы экспедиторских документов утверждены следующим приказом.

Особенности электронного документооборота в России

Все сведения из электронных перевозочных и экспедиторских документов должны направляться в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), однако взаимодействовать с этой системой можно только через операторов электронного документооборота.

На данный момент соответствующий допуск имеют 13 компаний. Их перечень можно найти на сайте Министерства транспорта РФ по ссылке.

То есть: прежде чем приступить к электронному обмену перевозочными и экспедиторскими документами, каждый из участников перевозки должен заключить соглашение с одним из операторов и интегрировать их платформы в свои бизнес-процессы.

Перейти же к тестированию электронного документооборота можно будет после того, как операторы внедрят утвержденные сейчас форматы электронных документов.