Как подготовиться к переходу на обязательный электронный документооборот?

Итак, с 1-го сентября 2026-го года логистическую отрасль России ждет еще одно очень важное изменение — переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО). И если некоторые компании, занимающиеся автомобильными перевозками, уже успели опробовать механизм, поскольку Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) запустили еще в сентябре 2022-го года, то многие другие участники рынка, особенно представители малого бизнеса, продолжали оформлять перевозки на бумаге. Теперь же им буквально за четыре месяца необходимо не только протестировать электронный формат, но и полностью наладить весь процесс с тем, чтобы с 1-го сентября электронный документооборот уже был полностью внедрен в их работу и чтобы его обязательное применение не вызывало задержек и срывов рейсов и санкций со стороны государства. О том, как подготовиться к переходу на электронные документы и с какими подводными камнями можно столкнуться на этом пути, мы поговорили с исполнительным директором транспортной компании Delko Ильясом Гильмановым.

— По вашему мнению, на что именно прежде всего следует обратить внимание бизнесу при переходе на обязательный электронный документооборот?

— Главное — осознать, что это уже не просто «оцифровка бумаги», а переход на строго регламентированный и стандартизированный процесс. Поэтому каждому участнику придется фактически пересобрать свои процессы. Это касается и ИТ-инфраструктуры, и операционной работы — от подписания заявки до оформления закрывающих документов по заявке.

Чем сложнее бизнес, тем более трудоемким будет переход на ЭДО.

Это требует серьезной технической и организационной подготовки, плотного взаимодействия как с контрагентами, так и госорганами.

У всех разные системы, разный уровень готовности. Кто-то готов сам формировать электронные накладные, кто-то перекладывает это на экспедитора. Под это приходится подстраиваться и настраивать процессы индивидуально.

Важно понимать: речь не только об электронных накладных. В электронный формат переходят и другие документы — поручения экспедитору, экспедиторские расписки, заказы-заявки... И весь этот контур нужно выстроить как единую систему, а не по частям.

При этом подход будет отличаться в зависимости от масштаба. Малому бизнесу, индивидуальным предпринимателям зачастую достаточно готовых решений — мобильных приложений операторов. Крупным компаниям приходится глубоко интегрировать ЭДО в свои системы и дорабатывать под себя, чтобы при этом не ломать свои бизнес-процессы.

Мы, в частности, решаем эти задачи комплексно: перестраиваем процессы и параллельно дорабатываем решения вместе с цифровыми платформами. Это позволяет снизить нагрузку на сотрудников, но требует серьезных технических ресурсов.

— С чего лучше начинать переход на электронный документооборот? Какие подводные камни могут поджидать на этом пути?

— Подготовку лучше начинать заранее и с анализа текущих процессов. Мы, например, начали эту работу еще в 2024-м году: описывали сценарии, проектировали изменения, тестировали их на практике — и до сих пор продолжаем дорабатывать.

Первый шаг — понять свою роль: перевозчик вы или экспедитор. По новым правилам это принципиально, потому что от этого зависит схема работы с документами.

Далее — выбор оператора ЭДО и настройка взаимодействия с контрагентами. Без этого система просто не заработает.

Один из ключевых инструментов — пилотные проекты по «обкатке» электронных документов. На практике именно в тестах всплывает основная масса проблем — и технических, и организационных.

Что касается подводных камней, то их достаточно.

Во-первых, нормативная база еще донастраивается. Например, форматы части документов до сих пор окончательно не утверждены, а времени до 1-го сентября остается немного — и, возможно, не все участники рынка успеют подготовиться.

Во-вторых, усложняется сам процесс подписания. Если раньше хватало подписи водителя на бумажной транспортной накладной, теперь к электронной подписи водителя добавляется подпись компании-перевозчика. Это увеличивает риск задержек, особенно в ночных отгрузках.

Есть и инфраструктурные риски, например нестабильная связь в ряде регионов. Если водитель не сможет выйти в сеть, он не сможет вовремя подтвердить операции.

Насколько нам известно, этот риск планируют снижать за счет включения ГИС ЭПД в так называемые «белые списки», чтобы обеспечить приоритетную и стабильную передачу данных даже при ограничениях связи.

В целом же, главный совет — не откладывать и не рассчитывать, что «как-нибудь заработает». На практике переход требует постоянного тестирования, плотной работы с партнерами и готовности оперативно дорабатывать процессы по мере появления новых требований.

...

Напомним

В обязательный электронный формат с 1-го сентября 2026-го года в России переводят все виды экспедиторских документов (поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки), транспортную накладную, заявку и заказ (автомобильный транспорт), железнодорожную транспортную накладную и грузовую накладную (авиационный транспорт).

Все эти документы в электронном формате необходимо будет передавать в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через системы операторов электронного документооборота.

То есть: прежде чем перейти на электронный формат, необходимо заключить соглашение с одной из компаний, получивших соответствующий допуск. Реестр таких компаний можно найти на сайте Министерства транспорта РФ по ссылке.

При этом на данный момент полностью разработаны и готовы только электронные форматы перевозочных документов для автомобильного транспорта.

В феврале Федеральная налоговая служба (ФНС) представила проекты электронного формата для экспедиторских документов (они еще не утверждены, да и у бизнеса есть к ним вопросы), а электронные форматы для железнодорожной и авиационной накладной и вовсе задерживаются. В лучшем случае их смогут подготовить где-то к середине лета, всего за пару месяцев до обязательного перехода на электронный документооборот.